行业你真的会写电子邮件么来看看怎么写一封合格

相信工作的人大部分人每天都会接受电子邮件，邮件作为现代办公沟通的主要工具，重要性毋庸置疑，然而我们似乎又忽略了一封邮件的质量问题。那些收件箱里充斥着看上去丢三落四、没有重点、表达不清的“不便赢得全场观众震耳欲聋的碰头彩。 磨房 、 席棚 两折合格”邮件也是你会发出的么?我们就来学习学习一封合格的电子邮件是有怎样的规矩在里面吧。

你真的清楚邮件收件人是谁吗?

有些书上曾建议，为防止自己没将邮件写好，就误发出，最好将邮件所有内容完成后，最后添加收件人。

但是我却不以为然。因为写邮件，首先要清楚邮件接收的对象是谁，才好将邮件定调，包括语气，用词，长短等方面。

在收件人地址栏中，有邮件接收方(To),被抄送方(Cc)和被秘密抄送方(Bcc)。接收方无疑是这封邮件最直接的对话者，是你的诉求最直接的对象，同时也是你期待回复的对象。而被抄送方只是被通知，被告知，仅被放在信息传递链条中(loop)，不是被期待回复的对象。接收方和被抄送方可以看到彼此都收到了这封邮件。而双方并不知道被秘密抄送方是谁，如果此时有被秘密抄送方，而TA可以清楚的看到以上双方。

有的人经常搞不清楚邮件对象是应该被放到接收方还是被抄送方的地址栏中。比如我有时看到，邮件接收方是A，B，C三个人，但是邮件正文那么站内的就是我们可以掌握的，开头却是 DearA：……，再仔细阅读下文，发现说话对象确实只针对A，事情虽然和B，C有关，他们却并非是需要回复邮件的对象，因为邮件中没有对他们提出要求。显然这种情况B和C应该放在被抄送方而非接收方。

这种错误的发生，虽然无伤大雅，但是其实会给B，C造成困扰。因为有些人因为日常邮件过多，会设置提醒，优先阅读并处理自己被放在接收方地址栏的邮件。所以当打开阅读邮件，却发现自己其实只是知道这件事就OK，无需回复，无需采取行动，会对发件人的这个放错地址栏的错误掠过一丝不满，因为这时还有一堆需要自己直接处理的邮件等待着他。

而如果和这个情形刚好相反，A本应被放在接收方却错放在了被抄送方，就有可能导致A因为设置了“接收方”优先处理，而暂时对自己在“被抄送方”的邮件不予处理。这样最容易导致A在收到邮件的几天后才打开阅读处理，而如果这封邮件的内容是要求A在短时间内完成某一项工作，而才被A看到，那么A很有可能无法再规定时间内完成任务由此误事。

最有意思的是被秘密抄送方，TA能看到别人，而别人看不到TA，这个功能谨慎使用为佳。最适合的就是秘抄给领导，尤其是高级领导。

邮件正文说清楚了吗?

明确了邮件接收人，我们就可以开始写正文了。在没有真正落笔之前，我们需要清楚写这封邮件的目的是什么。通常根据接收人职级的高低，邮件的目的也不同。可分为向上，向下和平级之间的邮件往来。

如果是主动给上级领导写邮件，内容通常包括汇报工作，反映问题，寻求支持，获取资源等。越是针对级别越高的领导，邮件内容就越要求短小精悍，突出重点。如果陈述内容包括几个层次，尽量分成几行以“”或数字开头的表达要点、提要或纲要的短句(或叫项目符号)，3~5行为最佳。最忌讳整个邮件内容就是一个冗长的段落，没有分段分行，没有重点。世界上没有一个领导会有时间有耐心读完这样一份拖沓的邮件。

如果是给下属写邮件，主要包括分配任务，发布通知，分享内容或表扬鼓励等。分配任务时，要明确任务的具体内容和期望结果(质量要求)，以及截止日期。下属会据此展开工作，并在日后不时翻看该邮件，指导矫正自己的工作。发布通知或分享内容最好能够指出希望下属关注的要点，避免下属在那些转发的邮件庞杂的信息中找不到重点货要点。

如果是给平级写邮件，一般是寻求同一部门或者跨部门的其他同事的支持和合作，所以邮件用语和语气上要客气，平和，多用一些“感谢支持”“多谢配合”“提前感谢”“辛苦了”之类的语句增进和同事之间的感情联络，避免语气生硬。同时邮件内容也要将要寻求支持的具体原因，工作细节和完成时间陈述清楚。

如果对方有不清楚的，要耐心回复解释，确保大家理解一致，必要时需要打或当面确认。否则截止时间一到，别人提供给你的东西并不是你想要的，这样就会在时间，精力和资源上形成巨大浪费。

你会给邮件起标题吗?

通常我会建议将邮件正文完成后再取标题。不要小看邮件标题，十几个字的标题要涵盖邮件的主要内容，是对邮件正文内容的高度浓缩。如下几个小提示供大家参考：

1. 如果是为了展示自己的业绩，标题里最好明确业绩细节。比如，标题：XXX团队本月完成1000万销售额!就比标题：XXX团队本月业绩要好的多。

2. 如果是要求对方完成任务，标题里最好表明任务内容和完成时间。比如如下好的标题：烦请周五下班前提交市场报告。

3.如果是信息分享或通知，标题里就直接将重点说出来，而不要含糊其辞。比如如下好的标题：关于任命XXX为销售部经理的通知。

试想如果你收到如下这样的邮件，会有什么感觉?标题里写着“重要通知”两个字，当你好奇地打开正文想看看什么重要通知时，邮件正文写道：请查看附件。然后当你有点失去耐心地打开附件内容一探究竟时，竟发现是个跟自己没啥关系的通知内容。整个人瞬间石化了，那种搓火想要打人。

如此，要写出一封合格的邮件，如果能够充分考虑以上基本要素，并不断实践，就会发现你的工作效率大为提高，周围同事也会非常乐意和你配合工作。因为你的邮件总是条理清楚，需求明确，没有人会不愿意帮助这样的用心工作的同事。

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